Voir l’application en visio. Je vous la montre en 30 minutes sur un démonstrateur aux données inventées, avec vos questions de coordinateur.
Démonstration en lecture seule, données fictives, sans inscription.
Chaque année, une Cité éducative lance son appel à projets. Écoles, collèges, associations et centres sociaux déposent des dizaines d’actions, chacune avec son budget, ses partenaires, ses quartiers visés et ses pièces justificatives. L’équipe projet instruit, demande des précisions, rend un avis puis suit les actions retenues jusqu’à leur bilan. Et en fin d’année, il faut rendre compte à la troïka de ce qui a été financé, où et pour qui.
Dans la plupart des Cités éducatives, ce circuit tient sur un formulaire en ligne générique, un tableur partagé et une boîte mail. Ça fonctionne la première année. À la troisième, plus personne ne sait quelle version du budget est la bonne.
Je développe pour les Cités éducatives de Bordeaux, Cenon et Lormont une application de gestion des demandes de subvention qui gère ce circuit de bout en bout. Cet article décrit ce qu’elle fait, ce qu’elle change pour un coordinateur et ce qu’elle coûte.
Le tableur n’est pas le problème en soi. Le problème, c’est ce qu’on lui demande de faire au fil de l’année :
Une application de gestion ne fait pas de magie. Elle met simplement chaque information à un seul endroit, avec un seul circuit.
Voici le circuit tel qu’il fonctionne dans l’application utilisée à Bordeaux, Cenon et Lormont.
Le porteur crée son compte et remplit un formulaire construit sur le cahier des charges de votre appel à projets : type d’action, objectif du plan d’actions ciblé, quartiers visés, établissements scolaires associés, partenaires, public touché par tranche d’âge, constat et description de l’action, moyens nécessaires, évaluation prévue. Il peut enregistrer un brouillon et revenir le compléter.
Le budget de l’action se saisit poste par poste, avec la répartition des cofinancements (ville, métropole, CAF, département, région, État, fonds privés, ressources propres, Cité éducative). Les totaux se calculent seuls. Plus de budget qui ne tombe pas juste le jour du comité.
Le devis puis le bilan se déposent directement dans le dossier, en PDF, au format contrôlé. Ils restent attachés à la demande pour toute la durée de vie de l’action. L’équipe projet valide les devis reçus.
La demande passe par des statuts clairs : brouillon, en cours d’examen, demande de précisions, projet éligible, projet non éligible. Les observations et les demandes de précisions sont écrites dans le dossier. Le porteur les lit dans sa demande et la complète au même endroit : l’échange ne se perd plus dans les mails. Les commentaires internes de l’équipe projet, eux, restent invisibles du porteur.
Une fois l’action retenue, l’équipe projet note la date de commission et les montants affectés, désigne le référent qui suit l’action et consigne les modalités de suivi. Le porteur rend ensuite son évaluation : son bilan et le nombre réel de bénéficiaires par sexe et par tranche d’âge. Les demandes des années passées sont archivées et restent consultables : utile quand un porteur redépose la même action l’année suivante.
À retenir. Le formulaire, les statuts et les indicateurs sont ceux de votre Cité éducative. L’application s’adapte à votre appel à projets, pas l’inverse.
Le tableau de bord se recalcule à chaque filtre : par quartier, par objectif, par classe d’âge, par type de structure porteuse, par référent qui suit l’action et par période. On obtient en quelques clics le nombre d’actions, les budgets présentés, les montants affectés et leur répartition, ainsi que le public touché.
C’est ce qui change le plus la vie d’un coordinateur : la préparation d’un comité de pilotage ou d’un bilan annuel ne demande plus de reconstituer les chiffres. Ils sont déjà là, à jour. Chaque graphique se télécharge en PDF, en image ou au format Excel, chaque demande s’imprime en PDF et la liste des demandes comme celle des bilans s’exportent en un clic.
Une Cité éducative réunit des acteurs qui n’ont pas à voir les mêmes choses. L’application le traduit en rôles :
Les données restent protégées : accès par identifiant et mot de passe, requêtes sécurisées, hébergement dans l’Union européenne et des indicateurs qui ne restituent que des chiffres agrégés. Vous restez propriétaire de vos données, que vous pouvez récupérer à tout moment.
Il existe de bons progiciels de gestion des subventions. Ils sont conçus pour le service des subventions d’une collectivité entière : associations, sport, culture, tous les dispositifs à la fois. Pour une Cité éducative, ils présentent trois limites :
Une application sur mesure part de votre formulaire et de vos indicateurs. Elle s’appuie ici sur un socle déjà en service dans trois Cités éducatives : on n’invente rien, on adapte. C’est ce qui permet un prix et un délai de mise en place compatibles avec le budget d’un dispositif.
Pour le détail des fonctionnalités, y compris la version dédiée au Programme de Réussite Éducative, voir la page application de gestion pour Cité éducative et PRE.
2 000 € HT de mise en place, puis 800 € HT par an d’abonnement.
Aucun coût de licence logicielle à votre charge.
Sur un démonstrateur aux données inventées : vous voyez le parcours d’un porteur et celui de l’équipe projet.
Vous m’envoyez votre formulaire actuel, vos quartiers, vos objectifs et les indicateurs attendus par la troïka.
J’adapte l’application, vous la testez, on corrige.
Pour votre campagne, avec un accompagnement de l’équipe projet sur la première session.
L’achat se fait simplement pour une collectivité : le montant permet une commande directe sous les seuils, sur un devis détaillé.